Wanneer u een event gaat organiseren weet u vast wel hoe belangrijk het is om een goed uitnodigingstraject te doorgaan. Een goede verleidende uitnodiging is van groot belang voor het succes van een evenement. De uitnodiging moet duidelijk zijn en tot de verbeelding spreken. De uitnodiging moet als het ware als een verlengstuk van het evenement worden beschouwd; een middel om de doelgroep enthousiast en nieuwsgierig te maken. Door voor een goede uitnodiging te zorgen kan de aantrekkingskracht voor het event verhoogd worden en daarmee ook de respons.

In de hedendaagse business cultuur puilen agenda’s uit. De ene agenda is nog voller dan de andere en zo geld dat ook voor de bezoekers van een evenement. Om er voor te zorgen dat de genodigden een gaatje vrij houden in een agenda moet er veel aandacht worden besteed aan de samenstelling van het programma van het evenement en de manier waarop dit naar de doelgroep wordt gecommuniceerd. 

Wanneer er veel aandacht wordt besteed aan het programma voor een bepaald evenement en daarentegen weinig wordt gedaan om de doelgroep te bereiken, zal er hoogstwaarschijnlijk minder uit het evenement gehaald kunnen worden dan dat er mogelijk is. 

Het belang van een goed uitnodigingstraject
Om er voor te zorgen dat het gehele evenement succesvol wordt¸ moet het uitnodigingstraject niet onderschat worden. Vaak worden de uitnodigingen van een evenement als een sluitpost op de begroting gezien, terwijl er juist veel reden voor is om de uitnodingsprocedure te optimaliseren. Mensen uitnodigen kan men zien als een vorm van verleiden. Wanneer mensen de uitnodiging ontvangen, moeten zij hiermee meteen in de waan worden gebracht dat het een event is dat ze absoluut niet mogen missen.

Genodigden
Mensen uitnodigen en een goede genodigden lijst samen stellen is een tijdrovende klus. Wanneer iemand wordt vergeten kan dit voor sommigen zelfs onvergeeflijk zijn. Probeer bij het organiseren van het evenement dus aan meerdere mensen te vragen wie er allemaal uitgenodigd moet worden. Denk hierbij aan de afdeling personeelszaken,  een accountmanager of de marketingafdeling. 

Wanneer er een intern bedrijfsevenement wordt georganiseerd moet men ook de gepensioneerden, parttimers, uitzendkrachten, oud medewerkers, gedetacheerde medewerkers en commissarissen vergeten.  Gaat u een extern event organiseren dan moet men naast zakelijke relaties ook aan afgevaardigden van de gemeente, provinciale en landelijke overheden denken. Ook toeleveranciers, klanten en omwonenden van een bedrijf kunnen uitgenodigd worden. 

Wilt u veel publiciteit behalen met het evenement, dan kan er ook nog over nagedacht worden om lokale en/ of nationale publiciteit zoals persfotografen en journalisten uit te nodigen. Let er wel op dat dit ook van invloed kan zijn op de sfeer op het evenement. 

De uitnodiging
Zoals we al eerder beschreven moet men de uitnodiging als een vorm van verleiden zien. Met de uitnodiging moet men proberen genodigden met de kracht van emotionele en rationele argumenten zien te overtuigen om het evenement bij te wonen. Voor  de vorm, tekst, kleur en stijl van de uitnodiging is het daarom belangrijk om de doelgroep te kennen. Probeer een profiel te schetsen van de doelgroep en bespreek deze met de ontwerpen. Ga het drukwerk niet intern verzorgen om hiermee op kosten te besparen, maar zorg ervoor dat je dit bij een professionele drukker zoals drukzo.be weglegt. Vraag eventueel offertes aan bij meerdere drukkers om te kijken waar je de beste prijs-kwaliteitsverhouding krijgt. 

Let er bij de uitnodiging op dat de teksten kort maar daadkrachtig zijn. Zorg er voor dat de basisinformatie zoals datum, tijd, plaats en evenement duidelijk worden vermeld. Ook is het van uiterst belang dat de uitnodiging op tijd wordt verstuurd zodat mensen rekening kunnen houden met het evenement. Werk eventueel met een vooraankondiging. 

Uitnodiging per e-mail
Tot slot zou je er nog over na kunnen denken om een uitnodiging per e-mail te versturen. Uitnodigingen per e-mail heeft zo zijn voor- en nadelen. Een e-mail versturen is natuurlijk veel sneller en goedkoper en zorgt er ook voor dat een mail direct bij de juiste persoon terecht komt. Het nadeel is dat een e-mail niet echt onderscheidend is en tegenwoordig ook al snel als spam wordt bestempeld, waardoor de mail soms niet eens gelezen wordt. Uit onderzoek is gebleken dat bij evenementen waarbij een schriftelijke uitnodiging is verstuurd vaak een hoger opkomstpercentage is dan bij evenementen waarbij alleen een uitnodiging per e-mail is verstuurd.